Overview

Een Nederlandse zorgorganisatie moest haar rapportages overzetten naar een nieuw dataplatform. De migratie was vastgelopen, terwijl het bestaande platform nog ruim 200 dashboards bevatte. Samen met DataGrow bracht de organisatie gebruikersvragen en definities opnieuw in kaart. Het resultaat was een samenhangende set van minder dan 20 dashboards voor zorginhoudelijke informatie en bedrijfsvoering.

Wat veranderde

• Ruim 200 bestaande dashboards werden teruggebracht tot minder dan 20.
• Gebruikers en domeinexperts bepaalden opnieuw welke informatie nodig was.
• Zorginhoudelijke informatie en bedrijfsvoering kregen ieder een duidelijke plaats.
• Voor verzuim werd een definitie uitgewerkt die aansloot op een sectorale benchmark.

De migratieklok liep, maar de inhoudelijke basis ontbrak

De zorgorganisatie was bezig met de overgang naar een nieuw dataplatform. Het oude rapportageplatform bevatte ruim 200 dashboards. Informatie kwam op meerdere plekken terug en dezelfde cijfers sloten niet altijd op elkaar aan.

De overstap maakte dat probleem urgent. Medewerkers waren voor hun dagelijkse en periodieke inzicht nog afhankelijk van de bestaande rapportages. Volgens de betrokken projectlead leefde binnen de organisatie de zorg dat dit inzicht verloren zou gaan als de nieuwe omgeving niet op tijd gereed was.

De organisatie had daardoor een dubbele opgave. De migratie moest doorgaan, maar de nieuwe omgeving moest ook bruikbaar zijn voor de mensen die op zorg, personeel en bedrijfsvoering stuurden. Een technische overgang zonder heldere keuzes over inhoud zou de bestaande versnippering meenemen naar het nieuwe platform.

Er waren dashboards gepland zonder vastgestelde informatievragen

DataGrow werd aanvankelijk gevraagd om nieuwe dashboards te bouwen. Tijdens de eerste weken bleek dat de opdracht verder terugging dan de visualisatie.

In het lopende migratietraject was een beperkt aantal nieuwe dashboards voorzien. Er was alleen nog niet bepaald welke gebruikersvragen deze dashboards moesten beantwoorden. Ook ontbrak een systematische analyse van de definities, bronnen en het benodigde detailniveau.

De bestaande dashboards konden niet zonder meer als requirements dienen. Hun aantal was in de loop van de tijd gegroeid. Informatie overlapte en cijfers konden per dashboard verschillen. Wie de oude schermen één op één zou nabouwen, zou ook de onduidelijkheid over definities en gebruik overnemen.

De organisatie en DataGrow besloten het traject opnieuw af te bakenen. DataGrow nam verantwoordelijkheid voor de product- en projectkant van de rapportagemigratie. Het technische team bleef werken aan het dataplatform. Zo kreeg de inhoudelijke herstart een duidelijke eigenaar, terwijl de bestaande technische verantwoordelijkheden intact bleven.

Gebruikers en beslissingen werden opnieuw het vertrekpunt

De herstart begon bij de mensen die met de informatie moesten werken. Welke beslissingen namen zij? Welke cijfers hadden zij daarvoor nodig? Hoe ver moesten zij kunnen doorklikken om een afwijking te begrijpen of actie te ondernemen?

Locatiemanagers vormden volgens de projectlead een belangrijke gebruikersgroep. Zij hadden overzicht nodig, maar moesten ook relevante details kunnen onderzoeken. De informatiebehoefte liep uiteen van zorgregistratie tot financiën en personeel. Daarom kon de organisatie de nieuwe rapportages niet als één generiek dashboard ontwerpen.

DataGrow bracht gebruikers, domeinexperts en technische uitvoerders rond dezelfde vragen bijeen. De domeinexperts bepaalden wat een cijfer inhoudelijk betekende. Gebruikers maakten duidelijk wanneer en op welk niveau zij de informatie nodig hadden. Het technische team bewaakte de bronnen en de aansluiting op het nieuwe platform.

Pas daarna werd vastgesteld welke dashboards nodig waren en welke informatie ieder dashboard moest bevatten.

De definitie van verzuim bepaalde de bruikbaarheid

Een van de uitgebreidste onderdelen ging over verzuim. De organisatie wilde kunnen zien hoe het verzuim zich ontwikkelde, waar het voorkwam en waar opvolging nodig was.

Een grafiek met een verzuimpercentage was daarvoor niet genoeg. De berekening moest aansluiten op de definitie van een sectorale benchmark. Alleen dan kon de organisatie de eigen cijfers op een zinvolle manier vergelijken met andere zorgorganisaties.

Het vastleggen van die definitie vroeg afstemming tussen de betrokken domeinexperts. Zij moesten precies bepalen welke gegevens binnen de benchmarkdefinitie vielen en welke bron leidend was.

Dit definitiewerk maakte het verschil tussen een technisch correcte rapportage en een cijfer waarop de organisatie werkelijk kon sturen en vergelijken. De visualisatie volgde uit die inhoudelijke keuzes.

Product, project en techniek kregen een heldere verdeling

De migratie werd door meerdere partijen uitgevoerd. Het technische platformteam bleef verantwoordelijk voor het nieuwe dataplatform. DataGrow stuurde de requirements, de rapportageomgeving en de dagelijkse voortgang van dit deel van het traject.

Die verdeling voorkwam dat de externe ondersteuning als een los dashboardteam naast de organisatie ging werken. Domeinkennis bleef bij de zorgorganisatie. Technische keuzes bleven afgestemd met de mensen die het platform bouwden en beheerden. DataGrow verbond die kennis met de gebruikersvragen en vertaalde de uitkomst naar een uitvoerbare scope.

Later sloot een tweede DataGrow-specialist aan voor extra ontwikkelcapaciteit. Volgens de betrokken projectlead kon het gezamenlijke team de afgesproken rapportages daardoor binnen de geplande termijn opleveren.

Herkenbaar voor andere zorgorganisaties

Een platformmigratie lijkt al snel een technische opdracht. Het grootste risico kan eerder ontstaan: onduidelijkheid over welke informatie moet blijven bestaan, wie een cijfer gebruikt en welke definitie leidend is.

Dat risico groeit wanneer zorginhoudelijke, personele en financiële informatie over verschillende systemen en verantwoordelijken is verdeeld. Een nieuwe technische omgeving lost die verschillen niet vanzelf op.

DataGrow helpt zorgorganisaties de migratie terug te brengen tot concrete beslissingen, gebruikers en definities. De technische uitvoering krijgt daarmee een heldere inhoudelijke opdracht en de organisatie voorkomt dat iedere bestaande rapportage automatisch mee moet.