DataGrow helpt overheidsorganisaties en gemeenten bestuurlijke vragen, financiële definities en IT samen te brengen in één herleidbare informatieroute.
Medewerkers voeren publieke taken uit met informatie uit verschillende systemen. Als de actuele status of behandeltermijn ontbreekt, kost iedere aanvraag of zaak extra uitzoekwerk.
DataGrow brengt per publieke taak in kaart welke informatie medewerkers nodig hebben en wanneer die actueel moet zijn. Daarna wordt duidelijk welke bronnen daarvoor moeten worden aangesloten.
Een begroting legt vast wat is afgesproken. Gedurende het jaar veranderen de uitvoering, aangegane verplichtingen en werkelijke uitgaven.
DataGrow koppelt het leidende cijfer aan de gebruikte definitie en bron.
Zo kan een gebruiker vanuit een totaaloverzicht terug naar het detail dat een afwijking verklaart.
Tijdens de invoering van een nieuw platform gaat het dagelijkse werk door. Rapportages moeten beschikbaar blijven en toegang tot gevoelige gegevens moet duidelijk geregeld zijn.
DataGrow brengt vooraf in kaart welke informatie meegaat, wie deze gebruikt en welke rechten daarbij horen. Zo worden deze keuzes gemaakt voordat de technische migratie begint.
Gemeenten en ministeries voeren uiteenlopende, kritieke taken uit. Van burgerzaken en vergunningen tot zorg, de openbare ruimte en subsidies. Tegelijkertijd zitten deze organisaties midden in grote IT-vernieuwingen: ze stappen over naar de cloud en proberen systemen simpeler in te richten.
Maar tijdens die vernieuwing gaat het dagelijkse werk gewoon door. Budgetten moeten worden bewaakt en uitgaven moeten uitlegbaar blijven. Elke dag worden er besluiten genomen met publiek geld. Daarvoor hebben medewerkers actuele en betrouwbare informatie nodig:
Financiële informatie is pas bruikbaar als duidelijk is hoe een cijfer is opgebouwd. Over welke periode gaat het? Welke regeling hoort erbij? En welke verplichtingen zijn al aangegaan? De antwoorden liggen vaak verspreid over verschillende afdelingen en systemen:
Een bestuurder wil weten waarom een budget afwijkt. De controller kent de financiële regels. Een medewerker weet hoe de gegevens zijn ingevoerd. Het datateam weet uit welk systeem ze komen. Maar niemand heeft het complete antwoord. Daarom wordt voor deze vraag een nieuwe rapportage gebouwd. Bij de volgende vraag gebeurt hetzelfde. Zo ontstaan meerdere versies van dezelfde KPI en begint bij ieder verantwoordingsmoment de zoektocht naar het leidende cijfer opnieuw.
Daarom nemen we de bestaande dashboards niet automatisch als uitgangspunt voor de migratie. We bepalen eerst welke informatie nodig is om gedurende het jaar te sturen en verantwoording af te leggen. Bijvoorbeeld: hoe staat het budget ervoor en welke verplichtingen verklaren een afwijking?
Om die vraag scherp te krijgen, brengen we drie verantwoordelijkheden samen:
Daarna tekenen we de informatieroute uit. Een gebruiker moet vanuit het grote overzicht logisch kunnen doorklikken naar de details en de bron. Pas als die route duidelijk is, bepalen we de technische vorm. De overheidsorganisatie houdt daarbij de regie over de eigen data, rechten en veiligheid.
Bij een Nederlands ministerie hielpen we de afdeling die inzicht geeft in de begroting. Tijdens een overstap naar een nieuw dataplatform bleek de oude omgeving te bestaan uit zo’n 1.100 dashboards. Dezelfde KPI dook overal op, maar de verantwoordelijkheid over de definities was onduidelijk.
Alle 1.100 dashboards opnieuw bouwen zou dubbele rapportages en verschillende KPI-definities in stand houden. Daarom bepaalden we eerst welke financiële informatie echt nodig was.
Wat leverde dat op?
Door het werkproces centraal te stellen in plaats van de techniek, ontstond er rust. De financiële informatie klopte, en voor nieuwe inzichten hoefden geen nieuwe, vervuilende dashboards meer te worden gebouwd. (Deze case gaat over een ministerie, maar de kern is voor gemeenten identiek: stop de wildgroei aan dashboards door data en domeinkennis te organiseren rondom de werkelijke stuurvraag).
